Reuniões

   Primeiramente,saiba que é responsabilidade do profissional de secretariado preparar as reuniões.Por este motivo fiz esse post para auxiliar você com dicas simples,porém necessárias,sobre o que é e como organizar uma reunião do começo ao fim.

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O que é uma reunião: encontro de membros de uma ou mais empresas para tomada de decisões.

Tipos de reunião:

• Formal - com pauta,data e horário definidos.
• Informal - reunião de última hora.
• Regular - Prevista previamente.
• Extraordinária - Não prevista previamente.

Preparativos:

• Hora e local definidos.
• Verificar disponibilidade dos participantes.Convoque-os informando local,data e hora da reunião e o assunto a ser tratado.Se for por escrito,faça um pedido de confirmação.
• Testar os recursos áudio-visuais.
• Providenciar as refeições.Em caso de participantes estrangeiros providenciar acomodações e tradutor.

IMPORTANTE!

As convocações para assembleias de empresas SA são feitas por meio de jornais.

Os intervalos das reuniões devem ser previamente definidos.

Não se esqueça da lista de presença.

Para a sala de reuniões:

• Na mesa:Blocos de papel,caneta e lápis para todos os participantes.
• Bebidas:Água(gelada e natural),chá e café.As bebidas podem ficar em uma mesa auxiliar.

IMPORTANTE!

Recepcione os convidados e saiba o nome e cargos de cada participante.Cumprimente-os pelo nome.Faça anotações e o mais importante:seja discreto.

Algumas reuniões são feitas por meio de videoconferência.

Após a reunião deverá ser providenciado uma ata.

Veja também:Disposição Geral da Sala.

Valéria Santos.

Fontes: www.dicasdetecnologia.com

                www.mariopersona.com.br

                www.pt.wikipedia.org
               *todas as imagens foram retiradas do google imagens.